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Télétravail et dépenses de bureau à domicile pendant la pandémie de Covid-19

BJC

Quelles sont les dépenses admissibles et comment procéder pour les réclamer?

Article publié le 21 octobre 2020

Étant donné l’importante présence du télétravail en 2020, volontaire ou non, il y a lieu de se questionner sur la déductibilité de certaines dépenses d’emploi. Heureusement, la réponse à cette question est probablement oui.

Il faut comprendre que des règles fiscales concernant les dépenses d’emploi existaient déjà avant la pandémie mais que celles-ci seront bénéfiques à une plus grande majorité de travailleurs en 2020.

Vous trouverez ci-dessous un sommaire des options offertes et des incidences fiscales d’un point de vue de l’employeur et de l’employé ainsi qu’un résumé des dépenses d’emploi par catégorie.

Voici les options offertes aux employeurs et aux employés en télétravail.

Du point de vue de l’employeur

1. Allocation

Une allocation peut être versée à l’employé pour couvrir les fournitures de bureau. Cependant une allocation est considérée comme un avantage imposable pour l’employé. Le montant doit être inclus sur le relevé d’emploi en fin d’année.

2. Remboursement de dépenses

a)  Fournitures

L’employeur peut rembourser à son employé, sur présentation de factures, les fournitures que celui-ci a dû acheter dans le cadre de son travail. Ce remboursement de dépenses ne sera pas considéré comme un avantage imposable si les fournitures sont nécessaires dans l’accomplissement des fonctions de l’employé.

Si une portion de la dépense est considérée comme étant une dépense personnelle, cette portion est un avantage imposable à l’employé.

b)  Équipements informatiques et de bureau

L’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec acceptent exceptionnellement qu’un montant n’excédant pas 500 $ soit versé par l’employeur à l’employé pour le remboursement d’équipements informatiques (portable, imprimante, etc.) et d’équipements de bureau (bureau de travail, chaise, etc.) sur présentation de factures. Tout excédent au montant de 500 $ est considéré comme un avantage imposable.

En temps normal, le remboursement d’équipements constitue un avantage imposable, mais en période de COVID, les gouvernements considèrent que les achats sont au bénéfice de l’employeur principalement et non de l’employé.

3.  Autres

Si vous exigez à un employé d’engager des dépenses d’emploi non remboursées, vous devez fournir à votre employé les formulaires T2200 – Déclaration des conditions de travail, ainsi que l’équivalent pour les résidents du Québec, soit le TP-64.3. Ainsi, l’employé pourrait déduire les dépenses directement dans ses déclarations de revenus. Vous avez jusqu’au 28 février 2021 pour fournir les formulaires à votre employé. Veuillez noter que les formulaires comportent plusieurs questions et que si celles-ci ne sont pas répondues adéquatement, votre employé pourrait se voir refuser ses dépenses.

Du point de vue de l’employé

1. Allocation

L’allocation est incluse sur votre feuillet T4/R1. Si votre employeur vous fournit les formulaires T2200 et TP64.3, vous pouvez demander les dépenses d’emploi dans vos déclarations. Vous devez avoir en main les factures qui justifient les montants. Consultez le numéro 3 qui suit pour plus de détails.

2. Remboursement des dépenses

Aucune déduction n’est possible puisque les dépenses vous ont été remboursées et le remboursement ne constitue pas un avantage imposable. Cependant, même si l’excédent du 500 $ d’équipements informatiques et d’équipements de bureau constitue un avantage imposable, aucune dépense n’est déductible car l’achat d’équipements informatiques ou de bureau n’est pas une dépense d’emploi admissible.

3. Comment déclarer les dépenses d’emploi.

Vous devez déduire les dépenses d’emploi dans vos déclarations de revenus (lignes 22900 au fédéral et 207 au Québec). Afin de déduire les dépenses d’emploi, votre employeur doit vous fournir les formulaires T2200 et TP-64.3 et vous devez inscrire vos dépenses dans l’État des dépenses d’emploi (T777) et Dépenses d’emploi pour un employé salarié (TP-59). Vous devez avoir les pièces justificatives, telles que factures, à l’appui des montants demandés.

Voici un résumé de dépenses déductibles ainsi que les règles applicables.

Fournitures de bureau

Les fournitures de bureau consommées directement dans l’exercice des fonctions de l’employé, tel que crayons, papiers, cartouche d’encre, etc. peuvent être déduites dans les dépenses d’emploi. Cependant, les dépenses suivantes ne sont pas admissibles : téléphone cellulaire (achat et frais de base mensuelle), télécopieur, ordinateur. Par contre, les frais interurbains reliés aux appels effectués pour le travail sont permis.

Internet

Les frais d’utilisation du réseau internet sont admissibles, s’ils sont facturés en fonction de l’utilisation. Habituellement, il s’agit d’un forfait mensuel et ce n’est pas considéré comme étant facturé selon l’utilisation. Vous ne pouvez donc pas réclamer un pourcentage de votre forfait mensuel comme dépense d’emploi.

Dépenses reliées à l’utilisation du bureau

Vous devez accomplir plus de 50 % de votre temps de travail à votre résidence afin d’être en mesure de déduire des frais de bureau à domicile. Étant donné le contexte actuel, la majorité des employés qui sont en télétravail depuis mars vont rencontrer cette condition. Cette condition de plus de 50 % du temps n’est pas applicable pour les fournitures de bureau ainsi que pour l’internet.

Les dépenses sont déductibles en fonction de l’espace utilisé. Un calcul basé sur la superficie du bureau par rapport à la superficie totale du domicile constitue une base de calcul raisonnable. Lorsque la pièce est utilisée également à des fins personnelles, le calcul doit être ajusté en conséquence. Par exemple, si la superficie du bureau par rapport à la superficie totale représente 25 % et que l’utilisation professionnelle représente 80 %, le pourcentage des dépenses admissibles est de 20 % (25 % * 80 %).

Voici la liste des dépenses admissibles selon l’espace utilisé du bureau quand nous sommes propriétaires : chauffage, électricité, produits de nettoyage, réparations mineures, accessoires d’éclairage. En revanche, l’employé ne peut déduire aucun des éléments suivants : la valeur locative de son bureau, la déduction pour amortissement, les intérêts hypothécaires, les taxes foncières et les primes d’assurance.

Pour les locataires, une partie raisonnable du loyer relative à l’espace de bureau à domicile s’ajoute aux mêmes dépenses qu’un propriétaire.

Résumé des principaux éléments

Employeur
Employé
Allocation
Inclusion T4/R1
T2200 / TP-64.3
Factures afin de déduire les dépenses admissibles dans les déclarations de revenus
Remboursement dépenses/COVID
Inclusion T4/R1 sur l’excédent de 500 $ d’équipements informatiques
Produire un rapport de dépenses avec les factures réclamées
Autres
T2200 / TP-64.3
Factures afin de déduire les dépenses admissibles dans les déclarations de revenus

 

Remboursement de la TPS et de la TVQ sur les dépenses d’emploi

Comme employé, vous avez également le droit à un remboursement de la TPS et de la TVQ payées sur vos dépenses d’emploi que vous avez déduites. Pour être admissible, votre employeur doit être inscrit aux fins de la TPS et de la TVQ et ne doit pas être une institution financière ni une compagnie d’assurance. Vous devez avoir payé la TPS et la TVQ sur les dépenses servant à la demande de remboursement.

La demande de remboursement doit se faire dans votre déclaration de revenus via le formulaire GST370 – Demande de remboursement de la TPS/TVH et le formulaire VD-358 – Remboursement de la TVQ pour un salarié.

Les remboursements de la TPS et de la TVQ sont imposables l’année suivante dans vos déclarations de revenus.

Si vous avez des questions concernant cet article,
n’hésitez pas à communiquer avec nous.

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